Portal e-DEKLARACJE to system teleinformatyczny służący do wnoszenia podań, składania deklaracji podatkowych oraz doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych do organu podatkowego  za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z zapewnieniem możliwości użycia podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub podpisu kwalifikowanego.
Aby skorzystać z portalu trzeba posiadać profil zaufany. Profil Zaufany to darmowy, mobilny podpis elektroniczny do kontaktu z administracją. Profil zaufany można założyć bezpłatnie na stronie www.epuap.gov.pl. Po założeniu profilu należy go potwierdzić, w najbliższym urzędzie (należy posiadać ze sobą dowód osobisty lub paszport). Profil Zaufany trzeba przedłużyć raz na 3 lata. Profil zaufany można również potwierdzić samodzielnie bez wychodzenia z domu za pomocą podpisu elektronicznego (certyfikat kwalifikowany). Przy jego wykorzystaniu logujemy się do portalu.   Więcej informacji na temat profilu zaufanego dostępnych jest na stronie bip.olsztyn.eu   Punkt potwierdzający profil zaufany znajduje się również w Urzędzie Miasta Olsztyna, pl. Jana Pawła II 1, 10-101 Olsztyn (BOK).  
Aby wysłać dokument elektroniczny za pomocą portalu e-deklaracje należy:
  1. Zalogować się profilem zaufanym do portalu.
  2. Wypełnić dane w „Mój profil” gdyż część danych, przy wypełnianiu deklaracji, jest automatycznie przenoszona do odpowiednich pól w tej deklaracji.
  3.   Z menu bocznego wybrać odpowiedni formularz.
  4. Przed wypełnieniem formularza zapoznać się z informacją dotyczącą formularza.
  5. Kliknąć „Wypełnij formularz” i wypełnić formularz.
  6. Kliknąć przycisk „Zapisz formularz”. Wtedy następuje wstępna weryfikacja poprawności wypełnienia formularza.
  7. Opcjonalnie dane formularza można wydrukować klikając w "Drukuj formularz (PDF)" / "Drukuj (PDF)" .
  8. Podpisać formularz bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
  9. Wysłać deklarację klikając „Wyślij formularz”. 
Uwaga!
  1. W momencie przyjęcia dokumentu elektronicznego przez system informatyczny Urzędu Miasta Olsztyna tworzone jest Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP). Jest to informacja dla użytkownika portalu m. in. o dokładnym czasie doręczenia a także identyfikatorze dokumentu. Dodatkowo na adres email użytkownika portalu jest przesłane potwierdzenie dostarczenia dokumentu do Urzędu.
  2. Wszystkie dokumenty utworzone w ramach portalu edeklaracje znajdują się w górnym menu „Moje formularze”.
  3. Portal służy tylko do składania dokumentów elektronicznych do Gminy Olsztyn. Ewentualna korespondencja zwrotna będzie kierowana na konto ePUAP zgodnie z danymi podanymi przy logowaniu profilem zaufanym
   
W przypadku wystąpienia błędu z zalogowaniem się do portalu dotyczącego sprawdzania uprawnień należy wyczyścić pliki cookies w przeglądarce dotyczące portalu edeklaracje. Do ponownego zalogowania wystarczy odświeżyć stronę portalu w przeglądarce internetowej.